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A) Hansero & WEG-only Grundlagen

Hanse­ro übernimmt die kaufmännische Organisation Ihrer WEG: Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, strukturierte Beschlussumsetzung (organisatorisch) und vollständige Dokumentation. Technische Bewertungen oder Bauüberwachung sind nicht Bestandteil unseres Modells.

WEG-only bedeutet: Wir verwalten ausschließlich Wohnungseigentümergemeinschaften – keine Mietverwaltung, kein Sondereigentum als Mietverwaltung, keine Maklertätigkeit. Diese Spezialisierung ermöglicht standardisierte Prozesse und klare Zuständigkeiten.

Bei Hansero bleibt die Verantwortung klar: Die WEG entscheidet, Hansero organisiert und dokumentiert, Dienstleister planen und führen aus. Klassische Modelle vermischen oft Organisation, Technik und Entscheidungen.

Nein. Unser Modell ist bewusst fokussiert: Wir sind stark in Struktur, Zahlen, Beschluss- und Dokumentationslogik – nicht in Vor-Ort-Begehungen oder technischer Steuerung.

Ja. Hansero arbeitet deutschlandweit und vollständig remote. Vor-Ort-Termine und Objektbegehungen sind nicht Bestandteil unseres Modells – dafür sind Prozesse, Kommunikation und Dokumentation digital strukturiert.

Für WEGs, die klare Zuständigkeiten, transparente Kosten, saubere Abrechnung und nachvollziehbare Beschlussumsetzung wollen, Entscheidungen bewusst selbst treffen möchten – und die technische Umsetzung über Fachbetriebe/Hausmeister organisiert haben oder organisieren können.

Für WEGs, die eine Verwaltung mit eigenen Handwerkern, regelmäßigen Objektbegehungen oder „Wir kümmern uns um alles“-Technik erwarten.

Weil technische und kaufmännische Verwaltung unterschiedliche Aufgaben mit unterschiedlichen Haftungs- und Verantwortungsstrukturen sind. Unser Modell setzt bewusst auf Rollentrennung: Hansero übernimmt kaufmännische Organisation & Abrechnung, technische Entscheidungen liegen bei der WEG und externen Fachleuten. Das reduziert Risiken und erhöht Transparenz.

Ja. Viele WEGs werden sogar handlungsfähiger, wenn technische Entscheidungen nicht „informell“ bei der Verwaltung liegen. Fachleute werden gezielt eingebunden, Maßnahmen klar beschlossen und dokumentiert – Hansero organisiert den Prozess, die Verantwortung bleibt bei der WEG.

Nicht zwangsläufig. Der organisatorische Aufwand (Angebote einholen/koordinieren, formale Beauftragung, Dokumentation, Zahlungsabwicklung) bleibt bei Hansero. Beirat/Ansprechpartner treffen primär die inhaltliche Entscheidung – nicht die organisatorische Umsetzung.

Sie verhindert typische Probleme: unklare Haftung, intransparente Dienstleisterauswahl, schwer nachvollziehbare Kosten, Interessenkonflikte. Klar bleibt: Wer entscheidet, trägt Verantwortung – wer organisiert, bleibt neutral.

Ja. Das WEG sieht vor, dass Entscheidungen von der Gemeinschaft zu treffen sind. Unser Modell setzt diese Logik konsequent um, statt Verantwortung faktisch auf die Verwaltung zu verlagern.

B) Rollenverteilung & Verantwortlichkeiten (WEG – Hansero – Dienstleister)

Die Eigentümergemeinschaft trifft Entscheidungen durch Beschlüsse – in der (digitalen) Eigentümerversammlung oder per Umlaufbeschluss.

Nein. Hansero organisiert, koordiniert und dokumentiert, trifft aber keine technischen oder inhaltlichen Entscheidungen. Entscheidungen treffen die Eigentümergemeinschaft (Beschluss), der Beirat oder ein benannter Ansprechpartner – je nach Vereinbarung/Beschlusslage.

Wir organisieren die Umsetzung als Vorgang: Fristen/Status, Kommunikation, Dokumentation, Angebots- und Terminorganisation (organisatorisch) und formale Beauftragung im Namen der WEG – auf Beschlussbasis.

Die Auswahl erfolgt durch die WEG – typischerweise über den Beirat, einen benannten Ansprechpartner oder durch Beschluss. Hansero trifft keine Auswahl- oder Kostenentscheidung, sondern beauftragt formell im Namen der WEG auf Grundlage der Entscheidung und koordiniert organisatorisch.

Die WEG beschließt – Hansero beauftragt danach formal im Namen der WEG und koordiniert die Schnittstellen. Die technische Verantwortung liegt beim Fachbetrieb.

Die Abnahme erfolgt durch die WEG bzw. benannte Ansprechpartner (häufig Beirat). Hansero dokumentiert Status, Unterlagen und Kommunikation – ohne technische Bewertung.

Fachleute (Handwerker, Planer, Gutachter, Juristen) werden gezielt eingebunden, wenn fachliche Expertise erforderlich ist – damit Entscheidungen fundiert bleiben.

Dann entscheidet entweder die Eigentümerversammlung oder ein von der Gemeinschaft benannter Ansprechpartner. Hansero übernimmt keine Ersatz-Beiratsfunktion, sondern bleibt in der Rolle „Organisation & Dokumentation“.

C) Leistungen (inkl. Portal) – was ist drin?

Die Grundvergütung deckt die laufenden kaufmännischen Standardaufgaben ab: Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Hausgeld-Sollstellung/Überwachung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Korrespondenz, Portalnutzung sowie die organisatorisch-kaufmännische Bearbeitung von Versicherungsfällen.

Technische Objektbetreuung / Objektbegehungen, Bau- oder Handwerkersteuerung (fachlich), Auswahl oder Bewertung von Dienstleistern (fachlich/inhaltlich, Instandhaltungs- oder Sanierungsplanung, Rechts-, Steuer-, Energie- oder Ingenieurberatung. Diese Aufgaben verbleiben bei der WEG, dem Beirat oder externen Fachleuten. Hansero organisiert die Prozesse und dokumentiert.

Ja. Der Wirtschaftsplan ist ein Kernbestandteil der kaufmännischen WEG-Verwaltung.

Ja – inklusive der notwendigen kaufmännischen Aufbereitung und nachvollziehbaren Dokumentation.

Ja. Die erste Mahnung ist in der Regel in der Grundvergütung enthalten; weitere Schritte sind transparent als Sonderleistung geregelt.

Abrechnungen & Pläne, Beschlüsse & Protokolle, Dokumente & Verträge, Informationen & Termine – zentral, strukturiert und rollenbasiert.

D) Preise & Preislogik (Grundvergütung vs. Sonderleistungen)

Weil Eigentümergemeinschaften vorab Klarheit brauchen: planbare Grundvergütung, klar definierte Sonderleistungen, keine Mischkalkulation, keine Verhandlung, keine Überraschungen.

Nein. Wir arbeiten mit festen, transparenten Preisstrukturen. Unser Modell lebt von Standardisierung – nicht von Einzelfallverhandlungen.

Die Beispiele dienen der Orientierung. Eine vollständige Preistabelle (PDF) enthält alle weiteren Größen und Konstellationen.

Grundvergütung = laufende, planbare Standardaufgaben. Sonderleistungen = zusätzlicher Aufwand bei besonderen Anlässen oder abweichenden Prozessen (z. B. zusätzliche Versammlung, Sonderabrechnung, Beschlussanfechtung-Begleitung).

Nein. Sonderleistungen entstehen nur bei konkretem Anlass (z. B. zusätzliche Versammlung, Sonderabrechnung, Insolvenz-/Gerichtsverfahren, Eigentümerwechsel). Tritt der Anlass nicht ein, entstehen keine Zusatzkosten.

Pauschalen sind für WEGs kalkulierbarer, reduzieren Diskussionen und schaffen faire Vergleichbarkeit.

Das hängt vom Anlass ab. Gemeinschaftsbezogene Anlässe trägt typischerweise die WEG; verursacherbezogene Vorgänge können dem Verursacher zugeordnet werden. Das wird transparent dokumentiert.

Weil Übernahme- und Strukturaufwand real ist. Die Staffelung sorgt dafür, dass der Aufwand fair amortisiert wird – statt versteckter Einmalkosten.

Ein Umlaufbeschluss ist ein geregeltes Beschlussverfahren: Beschlusstext, Versand an alle, Fristenüberwachung, Auswertung und Dokumentation. Dieser Aufwand entsteht zusätzlich zur laufenden Verwaltung.

Nein. Mehraufwand aufgrund einer Pflichtverletzung der Verwaltung wird nicht als Sonderleistung berechnet.

E) Eigentümerversammlung digital (Ablauf, Technik, Sicherheit)

Ja. Das ist Teil des Modells – für planbare Abläufe, bessere Dokumentation und nachvollziehbare Entscheidungen.

Bessere Teilnahme, weniger Organisationsaufwand, klare Protokoll- und Dokumentationswege, weniger Informationsverlust durch Nebenabsprachen.

Ja: klare Anleitung, optionaler Probedurchlauf und (falls vorgesehen) einfache Basisausstattung wie Webcam/Mikrofon.

Die Eigentümerversammlungen können bis 19:00 Uhr kostenfrei durchgeführt werden.

Die Grundlage ist § 23 Abs. 1a WEG: Die Wohnungseigentümer können per Beschluss festlegen, dass Versammlungen ohne physische Präsenz (virtuell) stattfinden dürfen.

Nein. Die digitale Durchführung ist nur zulässig, wenn die WEG zuvor eine entsprechende Beschlussgrundlage (oder Regelung in der Gemeinschaftsordnung) geschaffen hat.

Der Beschluss zur Zulassung virtueller Versammlungen kann mit einfacher Mehrheit gefasst werden.

Nein. Er kann einmalig oder dauerhaft gefasst werden, z. B. für alle künftigen Versammlungen.

„Die Wohnungseigentümergemeinschaft beschließt gemäß § 23 Abs. 1a WEG, dass Eigentümerversammlungen künftig ohne physische Präsenz im Wege elektronischer Kommunikation durchgeführt werden können. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Versammlung in geeigneter digitaler Form zu organisieren.“

F) Kommunikation & Portal

Strukturiert über das Service-Portal bzw. dokumentierte Prozesse. Ziel ist Nachvollziehbarkeit, klare Zuständigkeiten und ein vollständiger Verlauf – statt informeller Einzelabsprachen.

Unser Modell setzt auf dokumentierte Kommunikation. Telefonate können im Einzelfall sinnvoll sein – entscheidend ist, dass Ergebnisse anschließend im Vorgang dokumentiert werden, damit keine Informationslücken entstehen.

Inhaltliche Rückfragen beantwortet grundsätzlich der jeweilige Absender. Hansero stellt die Plattform/Struktur und sorgt für Dokumentation und Prozessklarheit.

G) Umlaufbeschluss (Textform, E-Mail, Ablauf)

Ein Beschluss ohne Versammlung: Eigentümer stimmen innerhalb einer Frist ab.

In vielen Fällen ja, wenn die Voraussetzungen der Textform erfüllt sind und das Verfahren korrekt organisiert wird. Entscheidend ist ein sauberer Ablauf (Beschlusstext, Frist, Nachweis, Dokumentation).

Vorbereitung des Beschlusstextes (organisatorisch), Versand/Einholung, Fristensteuerung, Auswertung und Dokumentation – als klar definierte Sonderleistung.

H) Unterlagen, Einsicht, Digitalisierung, Aufbewahrung

Über das Service-Portal (soweit dort bereitgestellt) oder über geregelte Einsichts- bzw. Bereitstellungsprozesse. Wichtig ist: nachvollziehbar, vollständig, datenschutzkonform.

Das hängt vom konkreten Fall, der Unterlagenart und der vereinbarten Organisation ab. Grundsätzlich ist ein strukturierter digitaler Zugang oft effizienter und sicherer als Versand.

Je nach Dokumentart gelten unterschiedliche Aufbewahrungserfordernisse. Praxisüblich ist eine Orientierung an handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungslogiken für buchhalterische Unterlagen.

Ja – wenn strukturiert. Digitalisierung spart Suchzeit, verbessert Transparenz und macht Abrechnung und Prüfung deutlich einfacher.

I) Verwalterwechsel & Übernahmeprozess

Beschluss zur Bestellung/Abberufung, Vertragsunterlagen, Übergabe der Dokumente, Konten und Stammdaten, strukturierte Übernahme in laufende Prozesse.

Unvollständige Unterlagen, fehlende Kontozugänge, offene Forderungen, unklare Beschlüsse und historisch gewachsene Einzelabsprachen.

Das hängt von Vertragslage und Vereinbarung ab. Wir empfehlen, die Kostenfrage vorab transparent zu klären und im Übergabeprozess zu dokumentieren.

J) Notdienst & Notfallkoordination

Hanse­ro unterhält keinen eigenen technischen Notdienst und führt keine Vor-Ort-Einsätze durch. Wir koordinieren organisatorisch mit den von der WEG benannten Notdienstfirmen.

Entgegennahme der Meldung, Einordnung anhand einer Notfallmatrix, Information benannter Ansprechpartner und Koordination mit benannten Notdienstfirmen – vollständig dokumentiert.

Bei echten Notfällen (z. B. akuter Wasserschaden) koordinieren wir organisatorisch Maßnahmen zur Gefahrenabwehr und dokumentieren den Vorgang. Alle weitergehenden Entscheidungen trifft anschließend die Gemeinschaft bzw. der benannte Ansprechpartner. Technische Maßnahmen erfolgen durch externe, von der WEG benannte Dienstleister.

Grundsätzlich die WEG. Hansero gibt keine Kostenfreigaben und trifft keine wirtschaftlichen Entscheidungen.

Wenn es kein akutes Risiko für Personen, Gemeinschaftseigentum oder Funktionsfähigkeit gibt (z. B. Komfortthemen, nicht-zeitkritische Reparaturen, bekannte Mängel ohne Gefahrenlage).

Nein. Vor-Ort-Einsätze übernimmt der benannte Dienstleister/Notdienst. Hansero koordiniert organisatorisch und dokumentiert.

K) Schadenabwicklung

Ja – kaufmännisch/organisatorisch: Meldung, Kommunikation, Dokumente, Zahlungsflüsse. Keine technische Bewertung oder Bauüberwachung.

Die Versicherung zahlt den Schaden – nicht automatisch den Verwaltungsaufwand. Wenn ein Fall außergewöhnlichen Koordinationsaufwand verursacht, wird das transparent geregelt.

Die WEG bzw. der Beirat/Ansprechpartner – ggf. mit externen Fachleuten. Hansero organisiert und dokumentiert.

L) Versicherung & Haftung

Ja. Hansero verfügt über eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung in Höhe von 500.000 €

Reine Vermögensschäden, z. B. durch Buchungs-/Abrechnungsfehler, Fristversäumnisse oder organisatorische Pflichtverletzungen – nicht jedoch Sach- oder Personenschäden.

Nein. Die Vermögensschadenhaftpflicht bezieht sich auf Vermögensschäden. Sach-/Personenschäden und technische Mängel sind davon getrennt – passend zur Abgrenzung unseres kaufmännischen Modells.

M) Vertrag, Laufzeit, Kündigung, Übergabe

Im Modell: keine klassischen Einrichtungskosten, sondern transparente Regelung für Struktur-/Übernahmeaufwand (falls im Preiswerk vorgesehen).

Es folgt eine geregelte Übergabe: Unterlagen, Zugänge, Status, offene Vorgänge – strukturiert dokumentiert.

Das richtet sich nach Vertrag/Laufzeit. Wichtig ist: klare Regeln, damit Übergaben nicht im Chaos enden.

N) Beirat & Zusammenarbeit

Der Beirat ist zentrale Schnittstelle: Er unterstützt, kontrolliert, bündelt Rückmeldungen und ermöglicht klare Abstimmungswege – ohne informelles Chaos.

Strukturiert und dokumentiert – typischerweise über definierte Ansprechpartner, klare Kommunikationswege und nachvollziehbare Vorgänge.

O) Rechtliches (ohne Rechtsberatung – aber praxisnah)

Nein. Wir organisieren, dokumentieren und koordinieren. Rechtsberatung und Vertretung übernehmen Anwälte.

Ja – organisatorisch: Struktur, Vollständigkeit, Dokumentation und Prozess. Fachlich-juristische Bewertung erfolgt bei Bedarf extern.

P) Karriere bei Hansero (SEO + Recruiting)

Ja. Unsere Prozesse und Systeme sind so aufgebaut, dass Remote-Arbeit verlässlich funktioniert – ohne Qualitätsverlust.

Für Menschen, die gern strukturiert arbeiten, klare Regeln mögen, Verantwortung sauber dokumentieren und Ruhe statt Zuruf-Stress schätzen.

Ihr direkter Weg zur weiteren Abstimmung

Ob Einordnung des Modells, strukturierte Anfrage oder Vorbereitung eines Verwalterwechsels, wenn Sie das WEG-only-Modell für Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft prüfen möchten, können Sie die nächsten Schritte gezielt anstoßen.

Klar und strukturiert für Wohnungseigentümergemeinschaften – kaufmännische WEG-Verwaltung mit transparenten Leistungen, definierten Prozessen und nachvollziehbaren Zuständigkeiten.

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